第一條 為加強(qiáng)行政處罰案件檔案管理，規(guī)范行政處罰案件檔案的整理、保管和利用等工作，根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《文化市場(chǎng)綜合行政執(zhí)法管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，制定本制度。
第二條 行政處罰案件檔案是指行政執(zhí)法部門依照法定程序，在辦理行政處罰案件過程中直接形成的，能反映案件真實(shí)情況、體現(xiàn)執(zhí)法過程、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，依照一定組成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系制作形成的案卷。
行政處罰案件檔案分為適用簡(jiǎn)易程序的行政處罰案件檔案和適用一般程序的行政處罰案件檔案。
第三條 行政處罰案件檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循及時(shí)立卷、規(guī)范整理、定期歸檔、集中保管、方便利用的原則。
第四條 執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)將行政處罰案件檔案管理工作作為行政執(zhí)法考評(píng)和行政執(zhí)法責(zé)任制考核的重要指標(biāo)。
法制部門對(duì)執(zhí)法部門的行政處罰案件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，并定期進(jìn)行評(píng)查和考核。
第五條 各級(jí)執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)確定專門機(jī)構(gòu)或者人員負(fù)責(zé)行政處罰案件檔案管理工作。
第六條 行政處罰案件檔案由辦理案件的執(zhí)法人員立卷。執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)從辦理案件之日起收集、整理與案件有關(guān)的各種文書、證據(jù)等文件材料，并在案件辦結(jié)之后及時(shí)立卷。文件材料應(yīng)當(dāng)由專門機(jī)構(gòu)或者人員審核，如發(fā)現(xiàn)存在缺失、重復(fù)、雜亂等問題，應(yīng)當(dāng)退回執(zhí)法人員及時(shí)補(bǔ)充、整理。
第七條 執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)將下列行政處罰案件文件材料立卷歸檔：
�。ㄒ唬┯嘘P(guān)案件來源及受理情況的材料；
（二）現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查取證材料；
�。ㄈ┊�(dāng)事人資格及身份證明材料；
�。ㄋ模┳C據(jù)收集過程中形成的文件材料；
（五）采取強(qiáng)制措施的文件材料；
（六）立案審批表；
�。ㄆ撸┥姘肝锲匪徒昏b定的相關(guān)文件材料；
�。ò耍┙獬C據(jù)先行登記保存或者解除強(qiáng)制措施的相關(guān)文件材料；
�。ň牛┲卮蟀讣w討論記錄；
�。ㄊ┊�(dāng)事人陳述申辯相關(guān)文件材料；
（十一）聽證相關(guān)文書；
�。ㄊ┬姓幜P事先告知書、決定書及送達(dá)回證；
�。ㄊ┴�(zé)令改正通知書；
（十四）案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；
�。ㄊ澹┫嚓P(guān)執(zhí)行文書；
�。ㄊ┙Y(jié)案報(bào)告；
�。ㄊ撸┢渌枰⒕須w檔的文件材料。
當(dāng)事人不服行政處罰決定，提起行政復(fù)議、行政訴訟或者行政賠償?shù)�，行政�?fù)議、行政訴訟或者行政賠償過程中形成的相關(guān)文件材料，應(yīng)當(dāng)一并立卷歸檔。
第八條 行政處罰案件文件材料立卷歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)按照下列順序排列：
�。ㄒ唬┬姓幜P決定書和送達(dá)回證在前，其他文件材料在后；
（二）其他文件材料按照辦理案件的時(shí)間先后順序排列；
（三）對(duì)同一問題或事實(shí)進(jìn)行說明的文件材料，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；原件在前，復(fù)印件在后；正件在前，附件在后；正式文印件在前，最終簽發(fā)稿在后。
法律、法規(guī)和規(guī)章對(duì)立卷歸檔順序另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第九條 適用一般程序的行政處罰案件檔案原則上實(shí)行“一案一卷”；同一案件文件材料較多時(shí)，可以適當(dāng)分成若干分卷。
涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的案件，應(yīng)當(dāng)分成正副卷，將其中不宜公開的文件材料另行裝訂成副卷。
適用簡(jiǎn)易程序的行政處罰案件檔案可以按照行政處罰決定書編號(hào)順序合并組卷，但每卷不得超過20個(gè)案件。
第十條行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)按照年度及結(jié)案時(shí)間先后順序編號(hào)組卷。
第十一條行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)依次由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表、封底等五個(gè)部分組成。多案合并組卷的，使用同一卷內(nèi)文件目錄和備考表。
案卷封面可以采用硬卷皮和軟卷皮兩種格式。軟卷皮格式的封面內(nèi)頁可印制案卷卷內(nèi)目錄作為封二，封底內(nèi)頁可印制案卷備考表作為封三。使用軟卷皮裝訂的案卷，應(yīng)當(dāng)裝入卷盒內(nèi)保存。
案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表、封底以及卷盒的規(guī)格尺寸及填寫要求按照相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 行政處罰案件檔案歸檔應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
（一）文件材料原則上應(yīng)當(dāng)為原件，重復(fù)材料或者多余材料一律剔除；
�。ǘ┪募牧蠎�(yīng)當(dāng)使用黑色或者藍(lán)黑色鋼筆、簽字筆或者毛筆書寫，保持字跡工整清晰、頁面整潔；涂改處應(yīng)當(dāng)由辦理案件的執(zhí)法人員或者相關(guān)當(dāng)事人簽名蓋章或者按捺手印，空白處應(yīng)當(dāng)劃線標(biāo)注；
�。ㄈ⿲�(duì)于破損、字跡模糊或者容易褪色的文件材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)或者復(fù)制；對(duì)于當(dāng)事人使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫的原始文件材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)�。粚�(duì)于字跡難以辨認(rèn)的文件材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件，連同原件入卷；對(duì)于外文及少數(shù)民族文件材料，應(yīng)當(dāng)附上漢語譯文；
（四）對(duì)于需要附卷保存的信封，應(yīng)當(dāng)打開展平加貼襯紙，郵票不得撕揭；
（五）文件材料不得反裝、倒裝，頁面方向?yàn)闄M向的，應(yīng)將文字沖外擺放；
�。┪募牧系妮d體應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張；較大的文件材料應(yīng)當(dāng)按照卷宗大小先對(duì)折再向外折疊，較小的文件材料應(yīng)當(dāng)采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張托裱并加蓋騎縫章；
�。ㄆ撸┌妇硌b訂不得壓住字跡或者畫面，裝訂部位過窄或者有文字的材料，應(yīng)當(dāng)采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張加邊、加襯、折疊；
�。ò耍┪募牧仙系挠啎�?shù)冉饘傥飸?yīng)當(dāng)剔除，以防銹蝕；
�。ň牛┓伞⒎ㄒ�(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他要求。
第十三條 凡能附卷保存的物證原則上應(yīng)當(dāng)裝訂入卷。無法裝訂的，應(yīng)當(dāng)放入證物袋中，注明證物名稱、數(shù)量、特征、來源等信息后附卷保存。
不便附卷保存的物證或者照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等文件資料，應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)一管理，并在案卷備考表中注明內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人及存放地點(diǎn)等信息。
第十四條 行政處罰案件檔案卷內(nèi)文件材料應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定順序排列后逐頁編號(hào)。頁號(hào)一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫在有文字的頁面的右上角、背面的左上角。
案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表、證物袋、封底不編頁碼。有隔頁紙的，隔頁紙不編頁碼。
各分卷之間不連續(xù)編頁碼。
第十五條 案卷裝訂應(yīng)當(dāng)右齊、下齊，統(tǒng)一采用三孔一線的方法左側(cè)裝訂。訂卷繩應(yīng)當(dāng)系緊、打暗結(jié)，并在封底裝訂線結(jié)扣處粘貼封志，由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。
案卷厚度以不超過200頁或者20毫米為宜。材料過多的，應(yīng)當(dāng)按照順序分冊(cè)裝訂。
第十六條 行政處罰案件自行政處罰決定書送達(dá)之日起滿三個(gè)月未發(fā)生行政復(fù)議、行政訴訟的，應(yīng)當(dāng)自期滿之日起10日內(nèi)完成歸檔工作；在法定期間發(fā)生行政復(fù)議、行政訴訟、行政賠償?shù)�，�?yīng)當(dāng)在復(fù)議決定書、法院判（裁）決書、賠償決定書下達(dá)并結(jié)案后10日內(nèi)完成歸檔工作。
第十七條 各級(jí)執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置文化市場(chǎng)行政處罰案件檔案專柜，并由專門人員進(jìn)行管理。
保存聲像檔案資料的庫房，應(yīng)當(dāng)有專用的設(shè)備和必要的防護(hù)措施，并定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理。
第十八條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：
�。ㄒ唬┴�(fù)責(zé)案卷的接收、借閱和保管，確保檔案的完整與安全；
�。ǘ┴�(fù)責(zé)檔案的編研和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的有效利用；
�。ㄈ┡c檔案管理有關(guān)的其他工作。
檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)對(duì)文化市場(chǎng)行政處罰案件檔案逐卷逐件進(jìn)行清點(diǎn)，編制移交目錄，嚴(yán)格履行移交手續(xù)，工作交清后方可離職。
第十九條 行政處罰案件檔案涉及國(guó)家秘密事項(xiàng)的，按照國(guó)家相關(guān)保密法律法規(guī)規(guī)定管理。
第二十條 對(duì)已經(jīng)歸檔的行政處罰案件檔案，不得修改檔案內(nèi)容，不得私自增加或者抽取檔案材料。確實(shí)需增加檔案材料的，應(yīng)當(dāng)在征得執(zhí)法部門負(fù)責(zé)人同意后，按照立卷歸檔的相關(guān)規(guī)定辦理，并在備考表中說明情況。
第二十一條 行政處罰案件檔案的保管期限分為定期、永久兩種。定期分為10年、30年。適用簡(jiǎn)易程序的行政處罰案件檔案保管期限為10年，適用一般程序的行政處罰案件檔案保管期限為30年。
符合下列情況的行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)永久保管：
�。ㄒ唬┰谌珖�(guó)范圍內(nèi)有重大影響的；
�。ǘ┓下犠C條件的；
�。ㄈ⿵�(fù)議機(jī)關(guān)改變?cè)姓幜P決定或者在行政訴訟中敗訴的；
�。ㄋ模┢渌麘�(yīng)當(dāng)永久保管的行政處罰案件檔案。
法律、法規(guī)和規(guī)章對(duì)行政處罰案件檔案保管期限有其他規(guī)定的，從其規(guī)定。
第二十二條 查閱行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。查閱案件檔案不得拆卷或者在案卷上涂改、勾劃、圈點(diǎn)、污損。
其他相關(guān)部門因工作需要要求查閱案件檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)出具正式查閱函件及查詢?nèi)藛T有效證件，經(jīng)執(zhí)法部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱中如需摘抄或者復(fù)印所查閱的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)寫明復(fù)印用途，并經(jīng)執(zhí)法部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第二十三條 執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組，對(duì)超過保管期限的文化市場(chǎng)行政處罰案件檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定其是否具有繼續(xù)保存價(jià)值；對(duì)沒有繼續(xù)保存價(jià)值的，經(jīng)執(zhí)法部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。
銷毀行政處罰案件檔案，應(yīng)當(dāng)制作銷毀清冊(cè)，并由執(zhí)行人和監(jiān)銷人簽名或者蓋章。
第二十四條 檔案管理人員違反本制度相關(guān)規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情節(jié)輕重依法給予行政處分；造成重大損失、情節(jié)嚴(yán)重的，依據(jù)《檔案法》的規(guī)定追究責(zé)任。
第二十五條 對(duì)已經(jīng)立案但因客觀原因無法予以行政處罰并正式辦理結(jié)案或者終結(jié)手續(xù)的案件的檔案管理參照本辦法執(zhí)行。